Privacyverklaring VU‑Kamerkoor

Versie 1.0, vastgesteld op 21 mei 2018

Het VU-Kamerkoor (gevestigd aan Uilenstede 106, 1183 AM, Amstelveen) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van verschillende groepen mensen: leden, oud-leden, vrienden, abonnees, relaties, concertbezoekers en websitebezoekers. In deze privacyverklaring vatten we samen welke gegevens we verwerken en hoe we dat doen.

Heeft u vragen, dan helpen we u graag. We zijn altijd bereikbaar via info@vukk.nl.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

1. Leden

Leden zijn de vaste leden en projectleden van het VU-Kamerkoor.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, rekeningnummer, gegevens die nodig zijn voor het functioneren van het koor (zoals de datum van inschrijving, aanwezigheid bij repetities, stemgroep, dieetvoorkeuren, soort lidmaatschap, of je studeert, aan de VU gelieerd bent en incidenteel foto’s).

Waarom? We zijn verplicht om een ledenadministratie bij te houden. De meeste andere gegevens zijn nodig voor het functioneren van het koor. Als u lid wordt, vragen we u daarom om uw toestemming om deze gegevens te verwerken. Geeft u die niet, dan kan dat betekenen dat u geen lid kan worden.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap (en 7 jaar voor zover fiscaal verplicht). Groepsfoto’s archiveren we voor onbepaalde tijd, gelabelde portretfoto’s tot maximaal één jaar na beëindiging van het lidmaatschap.

2. Oud-leden

Oud-leden zijn voormalig leden (inclusief projectleden) van het koor. Bij vertrek uit het koor, vragen we leden of ze oud-lid willen worden, wat betekent dat we contactgegevens bewaren. Willen ze dat niet, dan bewaren we alleen de naam en periode van lidmaatschap.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, stemgroep, datum van in- en uitschrijving en soort lidmaatschap (vast/project).

Waarom? Zodat we contact met u op kunnen nemen over bijvoorbeeld lustrums of concerten met oud-leden. We vragen u om uw toestemming om deze gegevens te verwerken.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van de inschrijving.

3. Vrienden

Vrienden zijn onze trouwe donateurs.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres en rekeningnummer.

Waarom? Om uw donatie te kunnen verwerken, contact op te kunnen en u onze nieuwsbrief te kunnen versturen.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na beëindiging van de ‘vriendschap’ (en 7 jaar voor zover fiscaal verplicht).

4. Abonnees

Abonnees zijn mensen die zich op onze digitale nieuwsbrief hebben geabonneerd.

Welke gegevens? Voor- en achternaam en e-mailadres

Waarom? Zodat we u de nieuwsbrief kunnen sturen.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na uitschrijving van de nieuwsbrief

5. Relaties

Relaties zijn bijvoorbeeld aspirant-leden, muzikanten, repetitoren, dirigenten en zangers waar we eerder mee hebben samengewerkt.

Welke gegevens? Voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer en eerdere samenwerkingen.

Waarom? Zodat we u voor eventuele samenwerkingen kunnen benaderen. We vragen u om uw toestemming deze gegevens te bewaren.

Hoe lang? Voor maximaal 10 jaar.

6. Concertbezoekers

Van concertbezoekers verwerken we alleen persoonsgegevens als ze kaarten reserveren. Daarnaast verzamelen we geanonimiseerde statistieken zoals het aantal concertbezoekers, of het aantal reserveringen.

Welke gegevens? Naam en e-mailadres.

Waarom? Zodat we uw kaarten kunnen reserveren.

Hoe lang? Tot maximaal één jaar na het concert. De geanonimiseerde statistieken bewaren we voor onbeperkte tijd.

7. Websitebezoekers

Websitebezoekers zijn personen die onze website vukk.nl bezoeken.

Cookies. Het VU-Kamerkoor gebruikt alleen functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. De gebruikersstatistieken worden geanonimiseerd verwerkt met Google Analytics en maximaal 26 maanden bewaard. We hebben daarvoor een verwerkingsovereenkomst afgesloten, delen geen gegevens met Google, en gebruiken gegevens ook niet voor advertentiedoeleinden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Formulieren. Vult u een formulier met persoonsgegevens in op de website? Dan moeten we die gegevens natuurlijk verwerken, en vragen we daarvoor expliciet om toestemming. Als u bijvoorbeeld contactgegevens achterlaat in het auditantenformulier, vragen we toestemming om u in ons relatiebestand op te nemen. In elk geval slaan we, om misbruik tegen te gaan, uw IP adres voor maximaal één jaar op.

Ingelogde gebruikers. Om veiligheidsredenen registreren we het IP-adres en de activiteit van ingelogde gebruikers. Deze gegevens worden maximaal één jaar bewaard.

Hoe verwerken we uw gegevens?

Delen met derden

VU-Kamerkoor verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. VU-Kamerkoor blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Overigens nemen we nooit besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen, als die aanzienlijke gevolgen voor u kunnen hebben.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door VU-Kamerkoor en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@vukk.nl. We kunnen dan extra informatie vragen om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan.

Tot slot wijzen we u erop dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

VU-Kamerkoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neemt u dan contact op via info@vukk.nl.

 

Tot slot: wijzigingen in privacybeleid. We stellen mensen alleen op de hoogte van wijzigingen in ons privacybeleid (of deze verklaring) als die op hen van toepassing zijn. Als wij onze ledenadministratie bijvoorbeeld anders inrichten, stellen we een abonnee daar niet van op de hoogte.